{"id":5953,"date":"2026-05-30T14:17:13","date_gmt":"2026-05-30T14:17:13","guid":{"rendered":"https:\/\/avvocati-sl.it\/it\/?p=5953"},"modified":"2026-06-30T14:23:53","modified_gmt":"2026-06-30T14:23:53","slug":"privacy-istruzioni-per-luso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/avvocati-sl.it\/it\/newsletter\/privacy-istruzioni-per-luso\/","title":{"rendered":"Privacy, istruzioni per l\u2019uso"},"content":{"rendered":"

Le decisioni del Garante della Privacy sono fonte di grande preoccupazione per le imprese. Eppure il Garante per la protezione dei dati personali d\u00e0 filo da torcere alle imprese accertando, anche nei confronti delle imprese di autotrasporto che gi\u00e0 stanno vivendo un periodo a dir poco incandescente, sempre pi\u00f9 spesso, trattamenti illeciti riferiti al trattamento dei dati anche degli ex dipendenti<\/u>.<\/p>\n

Nel caso esaminato il Garante, con provvedimento del 12 marzo 2026 [10233328], ha ordinato la consegna integrale della corrispondenza mail di un ex dipendente ed irrogato all\u2019impresa una sanzione di 50.000 euro.<\/p>\n

La decisione ribadisce che il diritto di accesso ex art. 15 GDPR (General Data Protection Regulation) si estende a tutti i dati personali presenti nell\u2019account individuale, senza filtri preventivi tra messaggi \u201cpersonali\u201d e \u201clavorativi\u201d, e che eventuali limitazioni richiedono motivazioni concrete e comprovate, non mere preoccupazioni generiche.<\/p>\n

Nel caso esaminato, l\u2019ex dipendente aveva chiesto copia di tutte le email presenti nella casella aziendale individuale dal 1\u00b0 marzo 2021 in poi. La societ\u00e0 consegnava inizialmente solo i messaggi ritenuti \u201cstrettamente personali\u201d e, successivamente, una corrispondenza \u201cfiltrata\u201d, dopo aver operato relativa analisi e anonimizzazione dei dati.<\/p>\n

Il Garante qualificava come illecita sia la previa selezione dei messaggi sia l\u2019oscuramento generalizzato dei dati di terzi\/asseriti segreti aziendali, in assenza di circostanze concrete che dimostrassero un pregiudizio effettivo ai diritti altrui ai sensi dell\u2019art. 15, par. 4, GDPR. Venivano, pertanto, accertate violazioni relativa a incompletezza e ritardo nel riscontro all\u2019istanza (degli artt. 12 e 15 GDPR) nonch\u00e9 violazioni dei principi di liceit\u00e0, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione delle finalit\u00e0 e della conservazione di cui all\u2019art. 5, par. 1, nonch\u00e9 degli obblighi informativi ex art. 13 GDPR.<\/p>\n

Venivano evidenziati anche profili critici sulla disciplina dei controlli a distanza: le policy aziendali prevedevano accessi al contenuto delle email e ai log internet senza aver attivato le garanzie dell\u2019art. 4 Statuto dei lavoratori, richiamato dall\u2019art. 114 del Codice privacy, con conseguente violazione degli artt. 5, par. 1, lett. a) e 88 GDPR.<\/p>\n

L\u2019Autorit\u00e0 garante ordinava l\u2019accesso integrale alla corrispondenza sull\u2019account individuale e l\u2019adeguamento delle policy aziendali e dei trattamenti dei dati ai principi privacy e alla disciplina sui controlli a distanza.<\/p>\n

Alcuni accorgimenti possono allontanare e, nel migliore dei casi, evitare provvedimenti cos\u00ec penalizzanti, ne citiamo alcuni: predisporre informative privacy chiare e aggiornate<\/u> che descrivano trattamenti su email e registrazioni di sistemi aziendali (finalit\u00e0, basi giuridiche, tempi di conservazione, categorie di dati, destinatari), evitando incongruenze fra documenti interni; evitare backup indiscriminati dei contenuti delle email<\/u>; adottare sistemi di gestione documentale per archiviare solo ci\u00f2 che \u00e8 necessario e con garanzie di autenticit\u00e0, integrit\u00e0 e reperibilit\u00e0; limitare la conservazione dei log al tempo strettamente necessario alla sicurezza; evitare di estendere la finalit\u00e0 a \u201cdifesa dei diritti\u201d in modo generalizzato, che si traduce in controllo a distanza; disattivare tempestivamente gli account degli ex dipendenti, impostando risposte automatiche che informino i mittenti; riconoscere l\u2019accesso ai dati personali senza selezioni arbitrarie, salvo comprovate esigenze puntuali di tutela di terzi o segreti industriali, da individuare caso per caso; attivare le garanzie dell\u2019art. 4 Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione INL) per qualsiasi strumento potenzialmente idoneo al controllo a distanza (inclusi sistemi che consentono accessi ai contenuti o conservazioni prolungate)<\/u>; particolare attenzione per il settore autotrasporto merci a geolocalizzazione e monitoraggio dei veicoli. <\/u>Il Garante ha stabilito che il monitoraggio non deve essere continuativo, ma limitato alle necessit\u00e0: vige l\u2019obbligo di informativa e il rispetto della disciplina sui controlli a distanza, \u00e8 illecito un monitoraggio penetrante e una conservazione estesa non proporzionata alle finalit\u00e0 dichiarate.<\/p>\n

E\u2019, inoltre, vietato un controllo indiscriminato su email e device: le policy aziendali devono prevenire trattamenti massivi e illimitati, consentendo solo la conservazione strettamente funzionale alla tutela in giudizio quando necessario.<\/p>\n

Il tema caldo \u00e8 che le caselle di posta elettronica aziendali contengono dati personali e corrispondenza protetta, l\u2019accesso dell\u2019ex dipendente non pu\u00f2 essere \u201cfiltrato\u201d ex ante dal datore, n\u00e9 coperto da lunghi backup senza base e finalit\u00e0 di trattamento proporzionate. Trasparenza, necessit\u00e0 e proporzionalit\u00e0, insieme al rispetto delle garanzie sui controlli a distanza, sono le coordinate per evitare sanzioni e contenziosi.<\/p>\n

Rimaniamo a disposizione per ogni prudente valutazione da svolgersi caso per caso.<\/p>\n

Avv. Maria Cristina Bruni<\/a><\/strong><\/p>\n

Avv. Chiara Caponegro<\/strong><\/a><\/p>\n

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